Atrinkti Erasmus+ praktikai LSMU studentai turi užpildyti paraiškos dokumentus iki paraiškos pateikimo datos, kurią nustatęs užsienio universitetas (angl. application deadline). Jei studentas vyksta praktikai į neuniversitetinę ligoninę ar instituciją, paraiškos pateikimo datos nebūna taikomos. Kokių dokumentų ir jų priedų reikalaujama, iki kada ir kokiu adresu juos galima siųsti, studentas turi išsiaiškinti atidžiai peržiūrėjęs universiteto, į kurį vyks atlikti praktiką, internetinį puslapį, skirtą atvykstantiems Erasmus+ studentams (angl. Incoming Erasmus+ students).
Pagrindiniai dokumentas:
Praktikos sutartis (angl. Learning Agreement for Traineeships)
Vykstantis praktikai studentas savo praktikos tikslus, veiklos detales aptaria ir derina su savo praktikos vadovu. Studentas pildo praktikos sutartį (angl. Learning Agreement for Traineeships). Tai yra trišalė sutartis (studentas, LSMU ir priimančioji institucija), kurioje susitariama dėl aiškiai apibrėžtos praktikos programos.
Pildydamas praktikos sutartį, studentas turi remtis su praktikos vadovu aptartu savo veiklos planu:
- „Knowledge, skills, and competence to be acquired„: reikia parašyti, kokias profesines žinias, gebėjimus ir įgūdžius studentas ketina įgyti praktikos užsienio institucijoje metu.
- „Detailed programme of the training period„: reikia išsamiai aprašyti pavienius veiklos etapus, jų tikslus ir užduotis.
- „Task of the trainee„: reikia apibrėžti, kokios konkrečiai bus studento pareigos, užduotys ir darbai praktikos vietoje.
- „Monitoring and evaluation plan„: reikia numanyti, kas ir kaip stebės ir vertins studento veiklą, kam ir kokia forma studentas pateiks ataskaitas apie įvykdytas užduotis, kas įvertins studento praktikos metu įgytas žinias, gebėjimus.
Užpildytą praktikos sutartį pasirašo studentas ir fakulteto ECTS coordinatorius/praktikos vadovas.
- Prašymas Rektoriui (angl. Request to Rector)
Gavęs priimančiojo universiteto priėmimo laišką bei patvirtiną praktikos sutartį, studentas parašo prašymą LSMU rektoriui leisti išvykti atlikti praktiką užsienio institucijoje.
- Stipendijos sutartis (angl. Grant agreement)
Likus ne mažiau kaip 1 mėnesiui iki studijų užsienyje pradžios, studentas TRSC turi pateikti asmens duomenis stipendijos sutarčiai parengti. Tai yra finansinė sutartis, kuri reglamentuoja stipendijos išmokėjimo tvarką.
Stipendijos sutartis pasirašoma tarp LSMU ir studento. Abiems šalims įteikiama po 1 egzempliorių.
- Draudimas
Prieš išvykdamas studentas privalo draustis būtinosios medicininės pagalbos užsienyje draudimu, civilinės atsakomybės draudimu bei draudimu nuo nelaimingų atsitikimų darbe.
Teritorinės ligonių kasos išduoda Europos sveikatos draudimo kortelę. Ją pateikęs ES šalyse ir EEE šalyse studentas gaus nemokamą neatidėliotiną medicinos pagalbą, o šių paslaugų išlaidas kompensuos valstybinis sveikatos draudimas. Pažymą Teritorinei ligonių kasai apie studento studijas užsienyje išrašo TRSC.
- Viza
Gavęs oficialų kvietimą atlikti praktiką užsienio institucijoje, studentas turi pasidomėti viza ar leidimu laikinai gyventi užsienio šalyje. Rekomenduojama pasitikrinti šią informaciją šalies, į kurią studentas rengiasi vykti, ambasadoje.
Kiti dokumentai, kurie gali būti reikalaujami atskirais atvejais:
- Paraiškos forma (angl. Application Form). Paraiškos formoje dažniausiai prašoma pateikti duomenis apie studento asmenį, apie siunčiančiąją instituciją, laikotarpį, kuriuo studentas planuoja studijuoti užsienio universitete, informaciją apie užsienio kalbų mokėjimą, darbo patirtį. Kartais prašoma trumpo studento motyvacijos aprašo ar išankstinės studijų programos.
- Akademinė pažyma (angl. Transcript of Records). Akademinė pažyma parodo studento mokslo laimėjimus prieš praktikos laikotarpį užsienyje. Visi studento išmokti dalykai atsispindi akademinėje pažymoje ne tik ECTS kreditais, bet ir pažymiais pagal vietos ir ECTS pažymių skalę. Internai/rezidentai pateikia internaturos/rezidenturos metu atliktu dalyku pavadinimus ir ECTS kreditus.
Užpildytą akademinę pažymą pasirašo fakulteto dekanas/ Podiplominių studijų centro dekanė.
- Prašymas dėl apgyvendinimo (angl. Accommodation Form). Prašymo dėl apgyvendinimo formą, informaciją apie apgyvendinimo sąlygas, apmokėjimą studentas gali rasti priimančiojo universiteto internetiniame puslapyje prie kitos atvykstantiems Erasmus+ studentams skirtos informacijos.
Dauguma užsienio universitetų Erasmus+ studentams siūlo apgyvendinimą universiteto bendrabučiuose. Kai kurie universitetai negali pasiūlyti apgyvendinimo universiteto bendrabučiuose, tačiau savo internetiniuose puslapiuose pateikia adresus, kuriais galima kreiptis dėl privataus apgyvendinimo.
-
- Kai kurie užsienio universitetai, be šių pagrindinių, prašo pateikti ir papildomų dokumentų (CV, motyvacinį laišką, asmens pažymėjimo kopiją, rekomendacijas, pažymą iš Kalbų katedros apie užsienio kalbos mokėjimą ir pan.).
Erasmus+ praktikos metu konkrečioje institucijoje studentams gali tekti pakeisti mobilumo programą ar praktiko trukmę dėl nenumatytų priežasčių. Tokiu atveju studentas pildo During the mobility formą.
Grįžęs iš užsienio institucijos, studentas per 15 dienų privalo pateikti TRSC šiuos dokumentus:
- Formą After the mobility. Šioje formoje turi būti aprašyta ir įvertinta studento veikla, užduočių atlikimas, žinios, gebėjimai, įgūdžiai, kuriuos jis įgavo, tobulino praktikos užsienio institucijoje metu.
Taip pat praktikos pabaigoje studentas pildo:
- Antrąjį OLS kalbos testą;
- Studento ataskaitą (pildoma on-line). Erasmus+ studentas privalo užpildyti ir pateikti ES internetinės apklausos anketą (angl. on-line EU Survey) ne vėliau kaip per 30 dienų nuo kvietimo ją užpildyti gavimo, išskyrus tuos atvejus, kai studentas baigia praktiką rugsėjo 30 dieną. Tokiu atveju dalyvis turi užpildyti ir pateikti apklausos anketą per 7 dienas.